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L’Espace Encan de La Rochelle est dédié à l’accueil de toutes manifestations professionnelles.

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Les 6 étapes pour bien organiser son événement !

  Créez quelque chose de nouveau !

Quels sont vos objectifs ? Quel est le public visé ? S’agit-il d’un événement nouveau ? Il est important de faire quelque chose d’innovant, qui vous démarque des autres événements. N’hésitez pas à faire de la veille sur les événements déjà existants, pour regarder ce qui se fait déjà, ce qui fonctionne… Il faut que votre événement marque les invités, qu’ils se souviennent de celui-ci et de vous.

Faites plusieurs plans pour prévoir d’éventuels rebondissements. Aujourd’hui, tout va très vite, il est donc nécessaire d’anticiper !

  Organisez-vous !

Notez toutes les tâches, les missions à accomplir (comme une To Do List). Bien sûr, votre liste ne sera pas la même pour tous vos événements.

Qui s’occupe de quoi ? Quelle mission pour qui ? Quels sont vos supports de communication ? Qui peut vous aider ? Qui sont vos partenaires ? Quel est votre budget ?   Trouvez vos sponsors et partenaires !

Cette étape est indispensable pour votre aide budgétaire ! Ils vous aideront sur le plan financier, mais aussi à avoir une meilleure visibilité. N’hésitez pas à faire le tri, à bien regarder ceux qui sont vraiment intéressés, ceux qui veulent vraiment vous soutenir. D’autre part, armez-vous d’excellents arguments pour les convaincre de vous sponsoriser.

  Créez une bonne communication !

IIl existe une multitude de supports de communication, il est donc important de se diriger vers celui le plus approprié pour vos événements.

Les plus pertinents semblent être les réseaux sociaux. Ce sont des outils, pour la plupart, gratuits et très rapides pour communiquer. Le message doit être clair et facile à comprendre.

Pensez à faire des communiqués de presse pour vous faire remarquer par les médias et à créer une relation avec les journalistes. Servez-vous de LinkedIn, par exemple pour vous faire des contacts.

  Pensez aux sites web et applications ! (Imagina)

Sur ce site, vous pouvez mettre toutes les informations nécessaires et pratiques pour vos événements.

Il existe aussi des applications (Par exemple : Imagina) qui pourront vous aider dans la mise en place des infos pratiques. En effet, avec Imagina, vous pouvez trouver le programme, le guide des différentes salles ou stands, où vous restaurer, les accès aux personnes à mobilité réduite…

Cela aidera les participants à gagner du temps et à vivre une expérience agréable !

  Faites un bilan !

Il est primordial de faire un bilan à la fin de l’événement. Ainsi, vous allez pouvoir regarder les points forts et ce qu’il faut modifier ou améliorer pour les prochaines fois.

Pensez à créer un questionnaire de satisfaction pour connaître l’avis des personnes présentes lors des manifestations.

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par Andreia Pereira, 08/08/2018

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